1	
  
Our	
  recorded	
  history	
  is	
  at	
  risk.	
  	
  
2	
  
In	
  each	
  of	
  our	
  repositories,	
  on	
  our	
  shelves,	
  sit	
  boxes	
  of	
  jumbled	
  casse?e	
  tapes	
  mixed	
  
with	
  s?cky	
  shed	
  open	
  reel	
  tapes	
  and	
  8-­‐track	
  cartridges.	
  VHS	
  and	
  U-­‐Ma?c	
  tapes	
  are	
  
stacked	
  on	
  open	
  shelves.	
  In	
  the	
  farthest	
  corner	
  of	
  our	
  shelving,	
  away	
  from	
  any	
  other	
  
materials,	
  sit	
  di-­‐acetate	
  films	
  that	
  reek	
  with	
  vinegar	
  syndrome.	
  We	
  know	
  preserving	
  
media	
  is	
  a	
  problem,	
  both	
  financially	
  and	
  because	
  most	
  of	
  the	
  ?me	
  the	
  containers	
  
don’t	
  have	
  enough	
  descrip?ve	
  metadata	
  for	
  us	
  to	
  gauge	
  if	
  the	
  content	
  is	
  valuable	
  
enough	
  to	
  jus?fy	
  the	
  cost	
  of	
  preserva?on	
  and	
  digi?za?on.	
  We’re	
  embarrassed	
  
because	
  we	
  don’t	
  want	
  to	
  admit	
  that	
  we	
  can’t	
  do	
  enough	
  to	
  save	
  the	
  history	
  we’re	
  
tasked	
  to	
  protect.	
  And	
  even	
  ins?tu?ons	
  with	
  a	
  preserva?on	
  plan	
  and	
  money	
  are	
  not	
  
immune	
  to	
  loss.	
  Several	
  large-­‐scale	
  studies	
  by	
  leading	
  ins?tu?ons	
  have	
  confirmed	
  our	
  
worst	
  nightmares—we	
  have	
  about	
  10-­‐15	
  more	
  years	
  to	
  preserve	
  what	
  we	
  really	
  want	
  
to	
  preserve,	
  and	
  the	
  media	
  might	
  not	
  even	
  last	
  that	
  long.	
  So	
  what	
  did	
  we	
  do?	
  	
  
3	
  
We	
  started	
  somewhere.	
  Because	
  doing	
  something	
  is	
  be?er	
  than	
  allowing	
  the	
  s?cky	
  
open	
  reel	
  tapes	
  and	
  s?nky	
  films	
  to	
  sit	
  for	
  another	
  five	
  years.	
  	
  
4	
  
The	
  UMD	
  Libraries	
  have	
  been	
  par?cipa?ng	
  in	
  digi?za?on	
  since	
  the	
  early	
  2000s.	
  It	
  
started	
  as	
  ad	
  hoc	
  digi?za?on	
  in	
  Special	
  Collec?ons	
  to	
  fulfill	
  reference	
  requests,	
  
tracked	
  with	
  home-­‐grown	
  metadata	
  in	
  an	
  Access	
  database.	
  It	
  later	
  evolved	
  to	
  the	
  
Office	
  of	
  Digital	
  Collec?ons	
  and	
  Research	
  in	
  2005,	
  the	
  first	
  organized	
  effort,	
  which	
  led	
  
to	
  the	
  design	
  and	
  implementa?on	
  of	
  Fedora,	
  best	
  prac?ce	
  standards,	
  bou?que	
  
digi?za?on	
  projects,	
  and	
  the	
  crea?on	
  of	
  several	
  collec?ons	
  and	
  projects	
  that	
  would	
  
be	
  added	
  to	
  over	
  many	
  years,	
  such	
  as	
  AlbUM—images	
  and	
  film	
  from	
  university	
  
collec?ons.	
  Digi?za?on	
  opera?ons	
  were	
  then	
  moved	
  back	
  to	
  Special	
  Collec?ons	
  in	
  
the	
  Digital	
  Collec?ons	
  unit	
  during	
  hard	
  financial	
  ?mes.	
  	
  
In	
  February	
  2012,	
  the	
  Digital	
  Conversion	
  and	
  Media	
  Reforma帴g	
  Department	
  (or	
  
DCMR)	
  was	
  created	
  in	
  the	
  Digital	
  Systems	
  and	
  Stewardship	
  Division	
  to	
  be?er	
  serve	
  
digi?za?on	
  ac?vi?es	
  for	
  all	
  collec?ons	
  in	
  the	
  seven	
  campus	
  Libraries	
  and	
  Priddy	
  
Library	
  at	
  Shady	
  Grove.	
  DCMR	
  seeks	
  to	
  support	
  the	
  Libraries’	
  collec?on	
  development	
  
goals	
  and	
  strategic	
  priori?es	
  for	
  preserva?on	
  and	
  access	
  by	
  working	
  with	
  collec?on	
  
managers	
  and	
  subject	
  specialists	
  to	
  digi?ze	
  collec?ons	
  of	
  all	
  formats	
  through	
  a	
  
centralized,	
  produc?on-­‐based	
  environment.	
  	
  
Digital	
  preserva?on,	
  repository	
  development,	
  and	
  other	
  digital	
  ini?a?ves	
  were	
  
moved	
  to	
  the	
  new	
  sister	
  department	
  Digital	
  Programs	
  and	
  Ini?a?ves,	
  also	
  under	
  
Digital	
  Systems	
  and	
  Stewardship,	
  managed	
  by	
  Jennie	
  Levine	
  Knies.	
  Together,	
  we	
  have	
  
been	
  planning	
  and	
  implemen?ng	
  new	
  digi?za?on	
  and	
  digital	
  preserva?on	
  strategies	
  
for	
  the	
  Libraries’	
  digital	
  collec?ons.	
  	
  
5	
  
Most	
  of	
  the	
  requests	
  and	
  bou?que	
  projects	
  from	
  2000	
  to	
  2012	
  focused	
  on	
  digi?zing	
  
what	
  was	
  easily	
  achieved—images,	
  publica?ons,	
  and	
  manuscripts.	
  During	
  this	
  ?me,	
  
the	
  Libraries	
  created	
  three	
  main	
  audiovisual	
  digital	
  collec?ons.	
  775	
  football	
  films	
  
were	
  digi?zed	
  through	
  a	
  vendor	
  from	
  money	
  raised	
  by	
  the	
  hard	
  work	
  of	
  the	
  
University	
  Archivist	
  Anne	
  Turkos.	
  Almost	
  900	
  films	
  in	
  the	
  Films@UM	
  collec?on	
  are	
  
accessible	
  on	
  campus.	
  These	
  films	
  were	
  part	
  of	
  an	
  early	
  effort	
  by	
  our	
  Library	
  Media	
  
Services	
  Department	
  to	
  make	
  digital	
  or	
  streaming	
  copies	
  of	
  educa?onal	
  films	
  
available	
  to	
  students.	
  Most	
  of	
  the	
  digital	
  copies	
  were	
  provided	
  by	
  the	
  produc?on	
  
companies.	
  We	
  con?nue	
  to	
  add	
  to	
  this	
  collec?on	
  as	
  our	
  staff	
  develop	
  licensing	
  
agreements	
  for	
  addi?onal	
  film	
  collec?ons.	
  The	
  Jim	
  Henson	
  estate	
  donated	
  digital	
  
copies	
  of	
  close	
  to	
  70	
  of	
  his	
  early	
  works	
  to	
  Special	
  Collec?ons	
  in	
  Performing	
  Arts.	
  
	
  	
  
While	
  we	
  have	
  con?nued	
  to	
  add	
  films	
  to	
  these	
  three	
  projects,	
  they	
  were	
  not	
  created	
  
as	
  templates	
  for	
  future	
  moving	
  image	
  digital	
  collec?ons;	
  the	
  metadata	
  fields	
  vary	
  
between	
  all	
  three	
  collec?ons.	
  Aside	
  from	
  these	
  three	
  projects,	
  other	
  small	
  audio	
  and	
  
video	
  ini?a?ves	
  existed	
  in	
  both	
  our	
  Performing	
  Arts	
  and	
  Broadcas?ng	
  libraries,	
  but	
  
neither	
  effort	
  used	
  consistent	
  prac?ces,	
  had	
  constant	
  staffing,	
  and	
  did	
  not	
  contribute	
  
the	
  results	
  of	
  what	
  they	
  digi?zed	
  to	
  the	
  Digital	
  Collec?ons	
  Repository.	
  This	
  
inconsistent	
  prac?ce	
  was	
  not	
  sustainable,	
  due	
  to	
  the	
  varying	
  file	
  standards,	
  
metadata,	
  and	
  digital	
  storage	
  used	
  for	
  the	
  files.	
  One	
  of	
  the	
  primary	
  reasons	
  for	
  the	
  
crea?on	
  of	
  DCMR	
  and	
  my	
  hire	
  was	
  to	
  coordinate	
  and	
  centralize	
  all	
  digi?za?on	
  efforts	
  
for	
  all	
  formats.	
  	
  
6	
  
I	
  started	
  out	
  by	
  reading	
  every	
  document	
  from	
  every	
  department	
  that	
  had	
  performed	
  digi?za?on	
  either	
  on-­‐
demand	
  or	
  through	
  projects,	
  formally	
  and	
  informally,	
  and	
  mee?ng	
  with	
  more	
  than	
  20	
  librarians	
  and	
  staff	
  that	
  I	
  
iden?fied	
  as	
  digi?za?on	
  stakeholders—the	
  people	
  who	
  had	
  been	
  par?cipa?ng	
  in	
  these	
  processes.	
  A?er	
  analyzing	
  
what	
  people	
  were	
  doing	
  and	
  wanted	
  to	
  be	
  able	
  to	
  do	
  in	
  the	
  future,	
  I	
  developed	
  an	
  immediate	
  and	
  long-­‐term	
  plan	
  
for	
  digi?za?on	
  in	
  the	
  Libraries,	
  focusing	
  on	
  a	
  staggered	
  implementa?on	
  of	
  growing	
  services.	
  We	
  had	
  been	
  
systema?cally	
  digi?zing	
  only	
  image	
  and	
  text	
  materials	
  but	
  based	
  on	
  the	
  stakeholder	
  interviews,	
  I	
  realized	
  that	
  we	
  
needed	
  to	
  do	
  the	
  same	
  for	
  audio	
  and	
  video	
  formats.	
  I	
  also	
  realized	
  that	
  in	
  order	
  to	
  implement	
  this	
  ambi?ous	
  plan,	
  
I	
  would	
  not	
  only	
  need	
  to	
  add	
  equipment	
  and	
  staff,	
  but	
  implement	
  a	
  space	
  and	
  facility	
  re-­‐design.	
  
I	
  hired	
  a	
  two-­‐year	
  contract	
  librarian	
  to	
  develop	
  audio	
  and	
  video	
  digi?za?on	
  sta?ons	
  in	
  August	
  2012.	
  By	
  the	
  fall	
  of	
  
2012,	
  we	
  had	
  moved	
  the	
  Digi?za?on	
  Center	
  to	
  a	
  larger	
  loca?on,	
  added	
  one	
  new	
  flatbed	
  scanning	
  sta?on,	
  and	
  the	
  
beginning	
  of	
  an	
  audio	
  digi?za?on	
  sta?on	
  with	
  one	
  audio	
  digi?za?on	
  pilot	
  project	
  to	
  test	
  our	
  workflows.	
  One	
  year	
  
later,	
  we	
  had	
  two	
  fully	
  func?onal	
  audio	
  digi?za?on	
  sta?ons	
  in	
  produc?on	
  for	
  projects	
  and	
  requests,	
  and	
  the	
  
beginning	
  of	
  a	
  video	
  digi?za?on	
  sta?on.	
  Our	
  video	
  digi?za?on	
  sta?on	
  can	
  currently	
  digi?ze	
  three	
  families	
  of	
  
formats,	
  and	
  we	
  are	
  finalizing	
  procedures	
  and	
  workflows.	
  
As	
  we	
  developed	
  addi?onal	
  digi?za?on	
  capacity,	
  I	
  also	
  hired	
  a	
  tenure-­‐track	
  librarian	
  to	
  perform	
  quality	
  assurance,	
  
assist	
  with	
  managing	
  students,	
  in-­‐house	
  digi?za?on	
  requests,	
  and	
  in-­‐house	
  projects,	
  as	
  well	
  as	
  to	
  further	
  
document	
  and	
  develop	
  procedures.	
  For	
  two	
  years,	
  whenever	
  one	
  student	
  digi?za?on	
  assistant	
  would	
  graduate	
  
and	
  leave,	
  I	
  replaced	
  them	
  with	
  two.	
  But	
  I	
  don’t	
  think	
  of	
  students	
  just	
  as	
  students—I	
  think	
  of	
  them	
  as	
  the	
  
poten?al	
  hours	
  that	
  they	
  work,	
  which	
  comes	
  into	
  play	
  later	
  in	
  my	
  plan.	
  I	
  also	
  created	
  a	
  quality	
  assurance	
  student	
  
posi?on	
  to	
  assist	
  the	
  Digital	
  Librarian	
  with	
  quality	
  assurance	
  for	
  our	
  increased	
  produc?on.	
  
I	
  con?nue	
  to	
  meet	
  with	
  a	
  growing	
  list	
  of	
  digi?za?on	
  stakeholders	
  in	
  the	
  Libraries	
  (37	
  this	
  year)	
  to	
  make	
  sure	
  they	
  
are	
  aware	
  of	
  our	
  expanding	
  services,	
  to	
  collect	
  projects	
  for	
  the	
  coming	
  year,	
  and	
  to	
  help	
  them	
  plan	
  and	
  
implement	
  these	
  projects.	
  
Along	
  the	
  way,	
  all	
  of	
  these	
  new	
  services	
  were	
  supported	
  by	
  updated	
  best	
  prac?ces	
  documents	
  and	
  service	
  
policies.	
  I	
  have	
  been	
  dra?ing	
  an	
  overall	
  plan	
  for	
  digi?za?on	
  at	
  UMD	
  Libraries	
  over	
  the	
  past	
  two	
  years,	
  which	
  is	
  
currently	
  under	
  review	
  by	
  our	
  administra?on.	
  A?er	
  approval,	
  it	
  will	
  be	
  posted	
  in	
  DRUM,	
  the	
  Digital	
  Repository	
  at	
  
the	
  University	
  of	
  Maryland,	
  for	
  download	
  by	
  anyone	
  who	
  wants	
  a	
  more	
  detailed	
  look	
  at	
  what	
  I’m	
  trying	
  to	
  build.	
  	
  
7	
  
One	
  of	
  the	
  most	
  important	
  decisions	
  I	
  had	
  to	
  make	
  was	
  what	
  our	
  in-­‐house	
  
digi?za?on	
  capacity	
  would	
  be.	
  I	
  listened	
  to	
  and	
  gathered	
  lists	
  of	
  projects	
  from	
  all	
  of	
  
our	
  media	
  collec?on	
  librarians.	
  I	
  examined	
  the	
  lists	
  of	
  legacy	
  playback	
  equipment	
  
that	
  we	
  could	
  use,	
  what	
  was	
  operable	
  or	
  fixable	
  for	
  a	
  fair	
  price,	
  and	
  then	
  I	
  ordered	
  
the	
  beginning	
  of	
  the	
  hardware	
  and	
  so?ware	
  for	
  three	
  audio	
  digi?za?on	
  sta?ons	
  and	
  
one	
  video	
  digi?za?on	
  sta?on,	
  which	
  would	
  fit	
  our	
  predicted	
  needs	
  over	
  the	
  next	
  5	
  
years.	
  Finally,	
  I	
  developed	
  a	
  list	
  of	
  equipment	
  to	
  include	
  in	
  the	
  setups	
  for	
  our	
  two-­‐
year	
  contract	
  Media	
  Digi?za?on	
  Librarian.	
  This	
  list	
  was	
  based	
  on	
  a	
  business	
  case	
  
analysis	
  for	
  best	
  use	
  of	
  our	
  available	
  resources.	
  While	
  we	
  have	
  addi?onal	
  legacy	
  
equipment,	
  I	
  inten?onally	
  decided	
  that	
  we	
  would	
  not	
  pursue	
  in-­‐house	
  digi?za?on	
  of	
  
par?cular	
  formats.	
  We	
  will	
  not	
  digi?ze	
  in-­‐house	
  where	
  the	
  exper?se	
  is	
  beyond	
  our	
  
means	
  (styli	
  selec?on	
  for	
  lacquer	
  discs),	
  equipment	
  that	
  is	
  too	
  difficult	
  or	
  too	
  
expensive	
  to	
  maintain	
  (maintaining	
  2”	
  Quad	
  machines	
  costs	
  approximately	
  $20,000	
  
every	
  500	
  hours	
  of	
  playback),	
  and	
  when	
  the	
  condi?on	
  of	
  the	
  material	
  is	
  too	
  complex	
  
(mold).	
  We	
  will	
  digi?ze	
  formats	
  when	
  we	
  can	
  keep	
  the	
  cost	
  down	
  with	
  student	
  labor.	
  
We	
  can	
  currently	
  digi?ze	
  the	
  following	
  audiovisual	
  formats	
  in-­‐house.	
  
8	
  
As	
  I	
  men?oned	
  previously,	
  I	
  some?mes	
  think	
  of	
  my	
  students	
  and	
  staff	
  in	
  terms	
  of	
  
hours	
  and	
  rates.	
  While	
  this	
  may	
  seem	
  impersonal,	
  it’s	
  ideal	
  for	
  budge?ng	
  and	
  
planning	
  projects.	
  Using	
  the	
  sta?s?cs	
  we	
  gather	
  for	
  the	
  amount	
  of	
  files	
  and	
  metadata	
  
records	
  of	
  sta?c	
  and	
  audio	
  objects	
  that	
  we	
  have	
  been	
  crea?ng,	
  and	
  dividing	
  these	
  by	
  
the	
  hours	
  worked	
  by	
  my	
  staff	
  in	
  a	
  month,	
  we	
  get	
  the	
  average	
  rate	
  of	
  digi?za?on.	
  By	
  
dividing	
  this	
  by	
  the	
  average	
  of	
  their	
  salaries	
  we	
  get	
  the	
  cost	
  of	
  digi?za?on.	
  I	
  am	
  
currently	
  using	
  these	
  rates	
  to	
  plan	
  an	
  annual	
  produc?on	
  ?meline	
  for	
  all	
  in-­‐house	
  
digi?za?on	
  projects	
  for	
  fiscal	
  year	
  15	
  (this	
  July	
  through	
  next	
  June).	
  I	
  am	
  also	
  using	
  this	
  
?meline	
  to	
  help	
  priori?ze	
  projects	
  across	
  the	
  five	
  campus	
  libraries	
  that	
  are	
  currently	
  
using	
  our	
  in-­‐house	
  digi?za?on	
  services.	
  I’m	
  also	
  using	
  this	
  cost	
  to	
  calculate	
  whether	
  it	
  
will	
  be	
  cheaper	
  to	
  digi?ze	
  a	
  project	
  in-­‐house	
  or	
  through	
  a	
  vendor.	
  For	
  more	
  
informa?on,	
  please	
  check	
  out	
  a	
  blog	
  post	
  I	
  wrote	
  for	
  our	
  division’s	
  blog.	
  	
  
9	
  
Like	
  most	
  ins?tu?ons,	
  we	
  have	
  in-­‐house	
  on-­‐demand	
  workflows	
  for	
  requests	
  and	
  
workflows	
  for	
  small	
  projects,	
  as	
  well	
  as	
  workflows	
  for	
  ac?vi?es	
  we	
  need	
  to	
  complete	
  
for	
  projects	
  sent	
  to	
  vendors.	
  Material	
  is	
  digi?zed	
  to	
  na?onally	
  accepted,	
  
preserva?on-­‐level	
  standards,	
  associated	
  with	
  metadata,	
  and	
  ingested	
  into	
  the	
  Digital	
  
Collec?ons	
  Repository.	
  Files	
  are	
  sent	
  to	
  patrons	
  as	
  needed	
  via	
  FTP,	
  LAN,	
  or	
  physical	
  
media.	
  
What	
  I	
  think	
  is	
  different	
  about	
  our	
  workflows	
  is	
  that	
  we	
  are	
  maximizing	
  the	
  amount	
  
of	
  descrip?ve	
  metadata	
  that	
  can	
  be	
  reused	
  from	
  our	
  EAD	
  finding	
  aids,	
  MARC	
  records,	
  
legacy	
  databases	
  and	
  spreadsheets.	
  Before	
  digi?za?on,	
  the	
  collec?on	
  managers	
  are	
  
able	
  to	
  export	
  some	
  data	
  to	
  the	
  tracking	
  spreadsheets	
  we	
  use	
  for	
  audio	
  digi?za?on	
  
requests	
  and	
  projects.	
  Our	
  student	
  digi?za?on	
  assistants	
  enhance	
  this	
  metadata,	
  and	
  
add	
  technical	
  metadata	
  at	
  the	
  ?me	
  of	
  digi?za?on.	
  Our	
  Digital	
  Librarian	
  finalizes	
  this	
  
metadata	
  during	
  quality	
  assurance	
  and	
  arranges	
  monthly	
  batches	
  of	
  audio	
  for	
  ingest	
  
and	
  archiving.	
  Dividing	
  metadata	
  genera?on	
  responsibili?es	
  between	
  the	
  content	
  
experts	
  and	
  digi?za?on	
  experts,	
  we	
  are	
  able	
  to	
  play	
  to	
  each	
  other’s	
  strengths	
  and	
  
make	
  the	
  best	
  use	
  of	
  our	
  ?me.	
  The	
  monthly	
  batches	
  are	
  semi-­‐automated,	
  meaning	
  a	
  
human	
  ini?ates	
  them,	
  which	
  saves	
  on	
  our	
  upload	
  ?me	
  for	
  larger	
  files.	
  This	
  process	
  
did	
  take	
  a	
  while	
  to	
  develop,	
  so	
  we	
  are	
  currently	
  working	
  through	
  a	
  three-­‐month	
  
backlog	
  of	
  digi?zed	
  files	
  and	
  metadata	
  for	
  final	
  QA	
  and	
  ingest.	
  Based	
  on	
  our	
  current	
  
QA	
  rate,	
  we	
  hope	
  to	
  be	
  caught	
  up	
  by	
  the	
  end	
  of	
  May.	
  
10	
  
Likewise,	
  our	
  file	
  management	
  process	
  also	
  relies	
  on	
  batch	
  processes.	
  A?er	
  
digi?za?on,	
  a	
  digi?za?on	
  assistant	
  exports	
  the	
  Master	
  File	
  from	
  the	
  project	
  file,	
  as-­‐is,	
  
and	
  cleans	
  up	
  the	
  project	
  file	
  to	
  export	
  a	
  Produc?on	
  File,	
  which	
  eliminates	
  large	
  
sec?ons	
  of	
  silence,	
  pops,	
  hisses,	
  squeals,	
  and	
  other	
  ambient	
  noises.	
  Once	
  we	
  have	
  a	
  
sufficient	
  volume	
  of	
  Produc?on	
  Files	
  (from	
  the	
  day	
  or	
  project),	
  we	
  create	
  deriva?ves	
  
in	
  batch.	
  While	
  this	
  project	
  is	
  semi-­‐automated	
  with	
  Adobe	
  Media	
  Encoder,	
  our	
  Media	
  
Digi?za?on	
  Librarian,	
  Henry	
  Borchers,	
  is	
  currently	
  working	
  on	
  a	
  script	
  that	
  will	
  create	
  
the	
  deriva?ves	
  to	
  our	
  specifica?ons,	
  and	
  then	
  moves	
  this	
  batch	
  of	
  deriva?ves	
  to	
  the	
  
correct	
  loca?on	
  for	
  QA	
  in	
  a	
  completely	
  automated	
  process.	
  Finally,	
  the	
  files	
  are	
  
ingested	
  and	
  archived	
  in	
  batch,	
  in	
  accordance	
  with	
  our	
  Digital	
  Preserva?on	
  Policy	
  
(h?p://hdl.handle.net/1903/14745).	
  
	
  	
  
The	
  important	
  point	
  to	
  note	
  about	
  automa?on	
  and	
  semi-­‐automa?on	
  is	
  that	
  not	
  only	
  
do	
  they	
  speed	
  up	
  the	
  process,	
  or	
  at	
  least	
  human	
  involvement	
  in	
  the	
  process,	
  they	
  
also	
  decrease	
  human	
  error,	
  which	
  saves	
  ?me	
  by	
  preven?ng	
  re-­‐work.	
  	
  
11	
  
In	
  addi?on	
  to	
  expanding	
  in-­‐house	
  digi?za?on	
  efforts,	
  I	
  am	
  also	
  expanding	
  our	
  
rela?onship	
  with	
  vendors.	
  However,	
  I	
  also	
  want	
  to	
  expand	
  our	
  buying	
  power,	
  
meaning	
  I	
  want	
  to	
  be	
  able	
  to	
  digi?ze	
  more	
  material	
  for	
  the	
  amount	
  of	
  money	
  we	
  
have.	
  UMD	
  Libraries	
  is	
  a	
  member	
  of	
  Lyrasis,	
  who	
  has	
  nego?ated	
  slightly	
  lower	
  
digi?za?on	
  rates	
  for	
  their	
  members	
  with	
  a	
  variety	
  of	
  vendors.	
  Lyrasis	
  possesses	
  
be?er	
  buying	
  power	
  with	
  many	
  members	
  than	
  UMD	
  does	
  alone.	
  We	
  have	
  used	
  the	
  
Lyrasis	
  rela?onship	
  with	
  the	
  Internet	
  Archive	
  for	
  public	
  domain	
  publica?on	
  
digi?za?on	
  for	
  the	
  last	
  four	
  years.	
  Because	
  I	
  am	
  comfortable	
  with	
  this	
  rela?onship,	
  I	
  
am	
  exploring	
  using	
  just	
  these	
  vendors	
  for	
  the	
  majority	
  of	
  work	
  will	
  we	
  do	
  this	
  year,	
  
including	
  audiovisual	
  digi?za?on.	
  	
  
12	
  
And	
  this	
  is	
  where	
  some	
  people	
  may	
  start	
  to	
  think,	
  “It’s	
  not	
  going	
  to	
  ma?er	
  if	
  I	
  can	
  
par?cipate	
  in	
  consor?al	
  digi?za?on	
  rates.	
  I	
  don’t	
  have	
  any	
  money	
  for	
  outsourced	
  
digi?za?on.”	
  The	
  UMD	
  Libraries	
  does	
  not	
  currently	
  have	
  a	
  digi?za?on	
  opera?ons	
  
budget.	
  For	
  the	
  last	
  two	
  years,	
  any	
  audiovisual	
  materials	
  we	
  have	
  sent	
  out	
  to	
  be	
  
digi?zed	
  have	
  been	
  paid	
  either	
  through	
  the	
  Preserva?on	
  and	
  Conserva?on	
  
Department’s	
  budget,	
  or	
  someone’s	
  gi?	
  account,	
  which	
  is	
  money	
  they’ve	
  
accumulated	
  through	
  good	
  donor	
  rela?ons	
  and	
  fundraising	
  to	
  support	
  their	
  collec?on	
  
area.	
  We’ve	
  sent	
  out	
  a	
  good	
  amount	
  of	
  materials	
  from	
  approximately	
  five	
  different	
  
audio	
  collec?ons,	
  which	
  means	
  I	
  do	
  a	
  lot	
  of	
  asking.	
  I’ve	
  also	
  been	
  asking	
  for	
  an	
  
opera?ons	
  budget	
  the	
  last	
  two	
  years.	
  The	
  first	
  year	
  I	
  got	
  a	
  considera?on.	
  The	
  second	
  
year,	
  I	
  got	
  a	
  commi?ee.	
  
	
  	
  
The	
  Digi?za?on	
  Ini?a?ves	
  Commi?ee	
  is	
  comprised	
  of	
  five	
  members,	
  one	
  member	
  
from	
  each	
  Library	
  division,	
  including	
  our	
  Development	
  Officer.	
  Our	
  goal	
  was	
  to	
  solicit	
  
digi?za?on	
  project	
  proposals	
  for	
  outsourced	
  digi?za?on,	
  and	
  to	
  find	
  money	
  for	
  them	
  
somewhere,	
  primarily	
  from	
  current	
  sources	
  and	
  gi?s	
  and	
  endowments.	
  We	
  received	
  
14	
  project	
  proposals	
  from	
  across	
  the	
  Libraries	
  to	
  digi?ze	
  a	
  wide	
  range	
  of	
  formats	
  and	
  
subjects.	
  And	
  then	
  we	
  found	
  enough	
  funding	
  to	
  cover	
  some	
  projects	
  completely,	
  and	
  
other	
  par?ally,	
  crea?ng	
  pilot	
  projects	
  which	
  the	
  Libraries	
  can	
  present	
  to	
  donors	
  or	
  
gran?ng	
  agencies	
  to	
  fund	
  further	
  in	
  future	
  years.	
  Of	
  the	
  14,	
  4	
  are	
  audiovisual	
  
digi?za?on	
  projects.	
  
13	
  
In	
  planning	
  for	
  the	
  cost	
  of	
  digi?za?on,	
  I’m	
  also	
  planning	
  how	
  much	
  digital	
  storage	
  we	
  
need	
  for	
  these	
  projects.	
  Since	
  2012,	
  we	
  have	
  added	
  over	
  700	
  audio	
  and	
  video	
  digital	
  
assets	
  to	
  our	
  repository	
  from	
  many	
  collec?on	
  areas.	
  This	
  doesn’t	
  include	
  the	
  projects	
  
we’ve	
  received	
  from	
  vendors	
  in	
  the	
  last	
  few	
  months	
  since	
  we	
  are	
  s?ll	
  cleaning	
  up	
  the	
  
metadata	
  before	
  we	
  ingest.	
  Adding	
  these	
  will	
  include	
  approximately	
  420	
  recordings.	
  
We’re	
  also	
  a	
  partner	
  in	
  The	
  American	
  Archive	
  project,	
  a	
  collabora?on	
  with	
  the	
  
Corpora?on	
  for	
  Public	
  Broadcas?ng,	
  which	
  will	
  add	
  approximately	
  7,000	
  more	
  
recordings,	
  or	
  about	
  9.2	
  TB	
  some	
  ?me	
  this	
  summer.	
  While	
  we	
  may	
  be	
  dealing	
  with	
  a	
  
lot	
  more	
  TB,	
  we’re	
  dealing	
  with	
  the	
  same	
  scalability	
  issue	
  of	
  ingest,	
  storage,	
  and	
  
digital	
  preserva?on	
  as	
  everybody	
  else.	
  However,	
  because	
  we’re	
  planning	
  projects	
  
annually,	
  we	
  can	
  also	
  budget	
  storage	
  annually.	
  	
  
14	
  
The	
  Libraries	
  are	
  also	
  par?cipa?ng	
  in	
  ac?vi?es	
  that	
  support	
  or	
  will	
  eventually	
  lead	
  to	
  
digi?za?on.	
  My	
  colleagues	
  have	
  created	
  a	
  Preserva?on	
  Plan	
  and	
  Assessment	
  that,	
  
once	
  completed,	
  will	
  provide	
  them	
  with	
  more	
  in-­‐depth	
  informa?on	
  to	
  assess	
  the	
  
preserva?on	
  and	
  digi?za?on	
  needs	
  of	
  audiovisual	
  collec?ons.	
  
	
  	
  
To	
  put	
  all	
  of	
  these	
  plans	
  and	
  processes	
  in	
  perspec?ve,	
  the	
  Library	
  of	
  Congress	
  and	
  
CLIR	
  released	
  the	
  Na?onal	
  Recording	
  Preserva?on	
  Plan,	
  an	
  ac?on	
  plan	
  for	
  
organiza?ons	
  and	
  ins?tu?ons	
  to	
  develop	
  tools	
  and	
  training	
  to	
  address	
  rapidly	
  
deteriora?ng	
  audiovisual	
  collec?ons.	
  To	
  assist	
  with	
  this,	
  NEDCC	
  has	
  circulated	
  a	
  
survey	
  to	
  gather	
  knowledge	
  about	
  the	
  state	
  of	
  audiovisual	
  collec?ons	
  na?on-­‐wide.	
  
AVPS,	
  has	
  been	
  building	
  tools	
  to	
  help	
  people	
  assess	
  collec?ons,	
  as	
  well.	
  And	
  I	
  will	
  be	
  
joining	
  other	
  ins?tu?ons	
  like	
  Indiana	
  University	
  Bloomington,	
  who	
  has	
  done	
  a	
  great	
  
job	
  publicizing	
  their	
  efforts	
  (h?p://www.indiana.edu/~medpres/)	
  to	
  create	
  
transparency	
  around	
  complex	
  audiovisual	
  collec?ons	
  by	
  making	
  my	
  policies	
  and	
  
procedures	
  as	
  public	
  as	
  possible,	
  and	
  by	
  regularly	
  discussing	
  DCMR’s	
  work	
  on	
  the	
  
Digital	
  Systems	
  and	
  Stewardship	
  blog:	
  
h?p://dssumd.wordpress.com/category/digital-­‐conversion-­‐and-­‐media-­‐reforma帴g/ 	
  
	
  	
  
This	
  is	
  how	
  we’ve	
  built	
  a	
  scalable	
  process	
  over	
  two	
  years.	
  While	
  it’s	
  not	
  perfect	
  and	
  
will	
  con?nue	
  to	
  improve,	
  we	
  will	
  keep	
  forging	
  ahead,	
  digi?zing	
  as	
  many	
  collec?ons	
  as	
  
possible	
  before	
  they	
  disappear.	
  	
  
15	
  
Thank	
  you!	
  
16